Aplicación de la RPA para RRHH

¿Necesitas que la selección de candidatos en tu empresa sea rápida? Te proponemos utilizar la RPA para RRHH. Descubre sus usos, todos los beneficios que te puede aportar en procesos que es posible automatizar y un ejemplo de automatización para la selección de personal.

Un proceso de selección de candidatos en una empresa puede resultar muy laborioso porque se deberán consultar varios portales de empleo, filtrar todos los posibles candidatos y ver uno por uno si cumplen los requisitos. Esto supone una gran inversión de tiempo y de recursos, que se puede reducir con la RPA.

¿Qué es la RPA y qué beneficios puede aportar en un departamento de RRHH?

La Robotic Process Automation, o automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología que supone la utilización de softwares que reducen la intervención de las personas en determinados procesos que incluyen tareas muy repetitivas.

Lo que debemos tener claro es que no se trata de robots con aspecto humano, sino de robots software que suponen un paso más en la transformación digital de las empresas y que se enfocan en aumentar la productividad.

Las ventajas que puede aportar el RPA para RRHH son las siguientes:

  • Automatización de procesos repetitivos como la elaboración de nóminas, las bajas y altas de trabajadores o la selección de candidatos.
  • La eliminación de errores que pueden suponer sanciones o retrasos en los procesos.
  • La reducción del tiempo que se emplea en las tareas relacionadas con los recursos humanos.
  • El ahorro de dinero, puesto que se invierten menos recursos.

¿Qué características debe tener un proceso de RRHH para que se pueda aplicar la RPA?

La RPA para RRHH no se puede aplicar a cualquier proceso, sino que antes de elegir el proceso adecuado se debe hacer un diagnóstico.

Los procesos de RRHH más susceptibles de ser realizados mediante una RPA son:

  • Aquellos que supongan un volumen elevado de información y que sean muy repetitivos. Es fundamental que sean procesos que no tengan muchas excepciones para evitar que la RPA no sea productiva.
  • Los que tienen un valor elevado para la empresa. La selección de candidatos puede ser uno de ellos, ya que las personas son el fundamento de la empresa.
  • Los procesos que suponen un riesgo. Por ejemplo, un error en un proceso de tipo laboral puede desembocar en una sanción o en un retraso que afecte a otros departamentos o clientes y que suponga un incumplimiento de plazos.

¿Qué aplicaciones tiene la RPA para RRHH?

La RPA para RRHH puede ayudar en diversas tareas que se realizan en los departamentos de personal como:

  • Las altas y bajas en la Seguridad Social.
  • Las ausencias o las bajas por enfermedad de los empleados.
  • La selección de candidatos para cubrir un puesto.
  • La evaluación interna en la empresa, entre empleados y directivos y viceversa.
  • El control y reembolso de gastos a los trabajadores en casos de viajes.
  • El control de las horas de trabajo de los colaboradores externos de la empresa.
  • La elaboración de nóminas adaptadas a la normativa fiscal.

Ejemplo de aplicación de RPA para RRHH

Para que entiendas mejor la aplicación de un RPA a un proceso del departamento de recursos humanos, te vamos a poner el ejemplo de un proceso de selección de candidatos para cubrir una vacante en la empresa.

Los pasos a seguir para la implantación de la RPA en este caso son los siguientes:

  •  En primer lugar, se debe dar una formación al usuario para que establezca los criterios de búsqueda del candidato.
  • A continuación, se elabora una hoja de Excel con los criterios de búsqueda que necesita la empresa: años de experiencia, formación, ciudad en la que vive el candidato, salario y palabras clave relacionadas con el puesto, por ejemplo: programador Java, administrativo, responsable de marketing etc.
  • Implantación de la RPA que hará la búsqueda a diario en cada portal de empleo que se le indique siguiendo los criterios que se le hayan marcado.
  • La empresa que busca al candidato recibirá un correo cada día con la selección de los candidatos que cumplen los requisitos. Esa selección se podrá filtrar  en función de lo que se necesite.

A medida que la automatización de procesos avanza, el robot recopila datos, y con esos datos se pueden buscar patrones como que las personas que viven más lejos de la empresa tienen mayor rotación. De esa forma, se podrán incorporar nuevos criterios de búsqueda.

Tal y como has podido ver, se trata de una implantación sencilla que puede reportar innumerables beneficios y que hará que la productividad en el trabajo del departamento de RRHH aumente exponencialmente.

Si necesitas más información sobre el potencial del RPA para RRHH contacta con nosotros y resolveremos todas tus dudas.

6 noviembre, 2019

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