Controlar de forma eficaz la creación, recepción, ubicación y preservación de la información de una empresa para que pueda ser recuperada y consultada cuando se precise, es fundamental para cualquier organización que quiera agilizar sus procesos, desarrollarse y crecer.

Compañías y organismos necesitan establecer estrategias tecnológicas para poder controlar todo el ciclo de vida de los documentos que entran y salen de una empresa. Y no solo nos referimos al papel; las plataformas digitales se ven también en la necesidad de gestionar el gran volumen de datos que generan.

¿Objetivo? Eficacia y agilidad en los procesos

Los programas de gestión documental facilitan el control de todo tipo de archivos y documentos que están en formato digital. La tecnología ECM, (Enterprise Content Management) consigue que la información de una empresa esté controlada, centralizada y bien gestionada en todo momento. Con ella se agilizan los procesos, se aumenta la eficacia y por tanto se mejora la relación de la empresa con sus clientes y proveedores. Hablamos de:

- Capturar o digitalizar cualquier archivo o documento.

- Almacenar dicha información durante todo el tiempo que se precise, eliminando aquello que ya no sea relevante.

- Preservar y mantener ordenada esa información.

- Centralizarla para compartirla y disponer de ella en cualquier momento.

¿Un ejemplo cotidiano de su efectividad? Hasta no hace mucho tiempo si pedías un duplicado de la factura de la luz o el borrador de la renta y una persona tenía que buscarlo, fotocopiarlo y enviártelo tras varias semanas de espera. Ahora es inmediato. Lo pides, y gracias a la automatización,  lo tienes al instante.

Según la consultora Gartner Group en el 2020, la gran ventaja competitiva para el 30% de las empresas procederá de la capacidad de sus trabajadores para explotar de forma creativa las tecnologías digitales.

Amortizar la gestión al 100%

Para implementar de manera efectiva una transformación digital, las empresas y sus trabajadores deben involucrase y adoptar unos planes muy concretos. Se trata de establecer unas bases de trabajo sólidas con el fin de crear flujos de trabajo bien “engrasados” para que la gestión documental cumpla con lo que se espera de ella.

Conocer las necesidades reales de la empresa, es la clave para rentabilizar al máximo la gestión documental, para ello será importante:

  • Realizar un estudio exhaustivo que muestre la realidad documental de una empresa y una vez trazado ese mapa documental, crear un punto de partida.
  • Coordinar los distintos departamentos implicados con el fin de que todo fluya de la manera más eficaz.
  • Seleccionar la tecnología de gestión  que mejor se adecue a las necesidades de cada empresa. Nos referimos a las soluciones de digitalización y captura de datos, integración de la información en las aplicaciones de la empresa y la migración entre sistemas.

¿Pero en que más debemos fijarnos a la hora de elegir el mejor sistema de gestión documental para nuestra empresa?

  • Acceso fácil y rápido a la información guardada.
  • Facilidad en su instalación y mantenimiento.
  • Técnicas que faciliten la eliminación y borrado controlado de la documentación.
  • Posibilidad de migración de documentos entre distintas plataformas y registros.
  • Alta capacidad de carga de información.
  • Seguridad frente ataques tanto internos como externos.
  • Que cumpla con las normativas reguladores nacionales e internacionales.

Desde Teknei te animamos a que des el paso hacia la transformación digital, para ello, contacta con nosotros y te ayudaremos a encontrar la solución tecnológica adecuada a las necesidades que tiene tu empresa.

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