Uno de los valores más importante de una empresa es la información que se genera dentro de ella. La tecnología ECM (Enterprise Content Management, es español Gestión de Contenido Empresarial) permite almacenar, ordenar y gestionar todo ese flujo de documentación para que esté centralizada, controlada y disponible para cuando se necesite. Un buen sistema de gestión documental garantiza y favorece, sin lugar a dudas, la productividad empresarial.

El de Recursos Humanos es uno de los departamentos más ricos en datos, ya que gestiona todo lo relacionado con las personas que trabajan en una empresa: desde el reclutamiento, selección, contratación, formación, hasta la capacitación, promoción, nóminas, contratos y despidos. Es decir, que manejan una gran cantidad de documentos repletos de información confidencial de empleados y clientes.

La seguridad de los datos: una prioridad fundamental

El área de recursos humanos de una empresa es responsable de mantener la confidencialidad de la información que posee sobre sus propios trabajadores, pero también de la de candidatos y clientes.

Recopilar, almacenar y mantener ordenados todos estos datos para ser usados de forma rápida y efectiva cuando se necesiten, es una tarea muy importante. Además, dichos datos deben cumplir unos requisitos de seguridad que garantice que solo sean accesibles a las personas destinadas para ello.

Por todo esto, las empresas no pueden ignorar la importancia de la seguridad. Deben ser proactivos y trabajar en estrecha colaboración con sus equipos de TI para optimizar y automatizar los procesos que eliminen cualquier amenaza a la seguridad de la información.

La tecnología ECM al rescate

¿Pero en que debemos fijarnos a la hora de elegir el mejor sistema de gestión documental para nuestra empresa? Desde Teknei te aconsejemos que cumpla con estos puntos:

- Ahorro de tiempo y costes: La tecnología ECM ofrece herramientas inteligentes que permiten capturar contenido de múltiples fuentes, administrarlo en un repositorio seguro y hacer que la información sea accesible a través de procesos centralizados. Al tener toda la documentación en un solo lugar y con la información clasificada, encontrar y consultar un currículo o un parte de baja será más fácil y rápido que nunca.

- Automatización de procesos. La automatización que ofrece esta tecnología, permite el control del propio proceso y de los documentos que se generan, por ejemplo, las nóminas o la formación de un trabajador. Todo este hace que mejoren los tiempos de tramitación y gestión por parte del departamento de RRHH.

- Acceso rápido y sencillo: Flexibilidad para acceder a la información que se requiera desde cualquier sitio o lugar y con cualquier dispositivo con el fin de crear un lugar de trabajo altamente conectado y con un mantenimiento sencillo. Con este acceso total  a los datos, el departamento de recursos humanos puede ser más receptivo, mejorando así ampliamente su productividad.

- Alta capacidad de carga de información. Que en los departamentos de grandes empresas suele ser mucha.

- Seguridad frente ataques tanto internos  como externos. Pudiéndose establecer reglas que controlen el acceso a los datos, ya que al poder acceder desde cualquier dispositivo móvil y desde cualquier sitio, podría vulnerarse la seguridad de los datos de departamento.

-Cumplimiento de las normativas de seguridad. Trabajar con un gestor documental ya trae implícito el cumplimiento de varias normativas de seguridad, por ejemplo están diseñados para el cumplimiento de la LOPD (Ley de Protección de Datos).

Te animamos a que des el paso hacia la transformación digital del área de RR.HH. de tu empresa, para ello, contacta con nosotros y te ayudaremos a encontrar la solución tecnológica adecuada a las necesidades de tu compañía.

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